Création d’un formulaire d’inscription

Vous pouvez créer un formulaire d’inscription dans les sections « Mes événements » (pour les événements) ou « Mes membres » (pour les clubs et organisations). Bien que le processus de création d’un formulaire d’inscription soit similaire dans les deux sections, le fait de disposer de deux zones distinctes pour créer les formulaires facilite leur organisation.

Si vous souhaitez créer un nouveau formulaire d’inscription, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

  1. Allez dans la section « Mes événements ou « Mes membres du site.
  2. Recherchez le bouton vert « CRÉEZ UN ÉVÉNEMENT » en haut de la page. Si vous êtes dans la section « Mes membres », le bouton sera remplacé par « CRÉEZ UNE PAGE ».
  3. 3. Cliquez sur le bouton et remplissez tous les champs obligatoires sous « 01 : Généraux ». Il existe aussi de nombreux paramètres optionnels que vous pouvez utiliser si nécessaire.
    (+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur chaque paramètre.
  4. Après avoir fourni toutes les informations requises sous « 01 : Généraux », il vous suffit de cliquer sur le bouton « CONTINUEZ VERS L’ÉTAPE SUIVANTE » pour passer à l’étape suivante.
  5. Chacune des étapes restantes vous permet de personnaliser davantage votre formulaire d’inscription. Chaque étape fait l’objet d’une section dédiée dans notre base de connaissances, où vous pourrez en apprendre davantage.

    02 : Catégories : Dans cette section, vous pouvez créer différentes catégories avec des restrictions d’âge. En savoir plus

    03 : Divisions : Dans cette section, vous pouvez créer des épreuves/divisions spécifiques (telles que 100 m, 200 m, saut en longueur, etc.) ou des types de membres (tels que les athlètes, les entraîneurs, les officiels, les associés, etc.) En savoir plus

    04 : Paiements et dates limites : Dans cette section, vous pouvez spécifier les délais d’inscription et les coûts. En savoir plus

    05 : Confirmation : Cette section vous donne un aperçu de tous vos paramètres.

Édition de formulaires créés antérieurement

Ces étapes simples vous aideront à modifier un formulaire d’inscription que vous avez créé précédemment.

  1. Pour vous connecter à votre compte, utilisez ce lien : karateon.trackie.com/fr/connexion/.
  2. Accédez à la section « Mes événements » ou « Mes membres », en fonction de l’endroit où vous l’avez créée à l’origine.
  3. Cliquez sur le bouton « Options », puis choisissez « Modifier les paramètres ».

 

Vous trouverez aussi un lien pour modifier vos paramètres en haut de la section « Voir les inscrits ».

 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023
 

Au cœur de chaque formulaire d’inscription se trouvent des questions! Notre système vous permet de poser autant de questions que nécessaire à vos participants. Cette section fournit des conseils sur la gestion des questions et des formulaires de renonciation qui apparaissent sur votre formulaire d’inscription.

Remarque

L’interface pour « Gérer les questions » et «Renonciation » est très similaire, et les informations fournies ci-dessous s’appliquent aux deux, sauf indication contraire.

Pour accéder aux paramètres de gestion de vos questions/formulaires de renonciation, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 1 : Généraux » en cliquant sur les boutons « Gérer les questions » ou « Renonciation ».

 


Vous trouverez ci-dessous l’interface de gestion de vos questions (ou formulaires de renonciation).

1. Ajouter une question
Pour ajouter des questions à votre formulaire d’inscription, cliquez sur le bouton « Ajouter une question ».


2. Ordre des questions
L’ordre des questions de votre formulaire d’inscription est déterminé par l’ordre dans lequel elles apparaissent dans cette fenêtre contextuelle. Pour réorganiser les questions, cliquez sur l’icône des « 4 flèches (+) » et faites-la glisser pour déplacer les questions vers le haut ou vers le bas.


 

3. Modifier
Pour modifier ou supprimer une question, cliquez sur le bouton « Modifier » pour accéder aux paramètres de la question.


4. Afficher les paramètres de champs par défaut
* Disponible uniquement dans la section « Gérer les questions ».
Notre système fournit des champs par défaut tels que le numéro de membre, le nom, le sexe, etc. Vous avez la possibilité d’utiliser ces champs par défaut ou de créer vos propres questions (dans la plupart des cas, utilisez une combinaison des deux).

4. (suite)
Dans la section « Renonciation », vous pouvez spécifier si une signature numérique, une signature parentale (si la personne inscrite est mineure), ou les deux sont requises, et si vous souhaitez envoyer la renonciation par courriel directement à la personne inscrite et/ou au parent. Cette fonction peut être particulièrement utile dans les situations où un entraîneur inscrit plusieurs athlètes, mais n’a pas l’autorité légale pour remplir les formulaires de renonciation pour chacun d’entre eux.


5. Enregistrer
Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour les sauvegarder.

 
(+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur chaque paramètre.
 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023
 

Notre système vous permet de proposer des articles supplémentaires à la vente en même temps que votre formulaire d’inscription, tels que des t-shirts de l’événement, des billets pour les spectateurs, des cartes de stationnement, etc.

Pour accéder aux paramètres de gestion des achats additionnels, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 1 : Généraux » en cliquant sur le bouton « Achats additionnels ».

 


Vous trouverez ci-dessous l’interface de gestion de vos achats additionnels.

1. Ajouter un article
Pour ajouter des articles à acheter, cliquez sur le bouton « Ajouter l’article ».


2. Ordre des éléments
L’ordre des éléments de votre formulaire d’inscription est déterminé par l’ordre dans lequel ils apparaissent dans cette fenêtre contextuelle. Pour réorganiser les éléments, cliquez sur l’icône des « 4 flèches » et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas.

 

3. Modifier
Pour modifier ou supprimer un article, cliquez sur le bouton « Modifier » pour accéder aux paramètres de la question.


4. Enregistrer
Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour les sauvegarder.

 
Pour obtenir des informations détaillées sur chaque paramètre, cliquez ici.
 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023
 

Grâce à notre système, vous pouvez facilement ajouter votre propre texte à plusieurs endroits importants.

Pour accéder aux paramètres des messages personnalisés, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 1 : Généraux » en cliquant sur le bouton « Messages personnalisés ».

 


Voici à quoi ressemble l’interface de gestion des messages personnalisés.

Notre système vous permet d’ajouter des messages personnalisés à quatre endroits clés :

  1. Confirmation/reçu : Une fois l’inscription terminée, la personne inscrite arrivera sur cette page et un reçu sera envoyé au courriel de facturation.
  2. Courriel de bienvenue : Vous pouvez choisir d’envoyer un courriel distinct à chaque personne inscrite à la fin de son inscription, en plus de l’accusé de réception.
  3. Page d’inscription : Placez un texte en haut du formulaire d’inscription de votre page.
  4. Liste de confirmation : Placez un texte en haut de la liste de confirmation publique de votre page.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de texte qui a été ajouté à la page de confirmation/reçu.

 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023
 

Quand vous créez votre formulaire d’inscription, notre système vous permet de créer plusieurs catégories. Vous pouvez personnaliser les noms de ces catégories et, pour chacune d’entre elles, vous pouvez fixer des exigences spécifiques en matière d’âge minimum et maximum, si nécessaire.

Pour accéder aux paramètres des « Catégories », vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 2 : Catégories ».

Voici à quoi ressemble l’interface de gestion des catégories.

 
Paramètres
Ouvert

Si vous préférez ne pas créer de catégories distinctes, vous pouvez utiliser le paramètre « Ouvert ». Le menu déroulant des catégories sera alors masqué dans le formulaire d’inscription.

Catégorie spécifique

Pour créer des catégories distinctes, utilisez l’option « Catégorie spécifique ». Cela vous permet de créer plusieurs catégories que les personnes inscrites peuvent choisir au moment de de leur inscription.

+ Catégories prédéfinies

Vous avez la possibilité de sélectionner des catégories à partir de notre liste prédéfinie de catégories couramment utilisées. En outre, toutes les catégories personnalisées que vous avez créées par le passé apparaîtront aussi dans cette liste.

+ Ajouter une catégorie personnalisée

Pour ajouter vos propres catégories personnalisées, il vous suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter une catégorie personnalisée » et de saisir les paramètres souhaités.

Ordre

Vous pouvez facilement modifier l’ordre dans lequel les catégories apparaissent sur le formulaire d’inscription en cliquant sur l’icône des « 4 flèches » située à gauche de la catégorie et en la faisant glisser.

Description

Ce paramètre vous permet de saisir une description pour votre catégorie.

Type

Ce paramètre vous permet de spécifier si la catégorie est basée sur l’âge ou le grade. Si aucune des deux options ne s’applique, vous pouvez choisir « Par âge » et laisser les paramètres d’âge minimum et maximum vides, ce qui permettra à des personnes de tout âge de s’inscrire dans cette catégorie.

Min

Ce paramètre vous permet de fixer l’âge minimum ou le niveau requis pour la catégorie, en fonction du « Type » que vous avez sélectionné. Par exemple, si vous sélectionnez « Par âge », vous pouvez saisir « 16 » pour un âge minimum requis de 16 ans. S’il n’y a pas d’âge minimum requis, vous pouvez saisir 0 ou laisser le champ vide.

Max

Ce paramètre vous permet de définir l’âge ou le niveau maximum requis pour la catégorie, en fonction du « type » sélectionné. S’il n’y a pas d’exigence maximale, vous pouvez soit laisser le champ vide, soit saisir une valeur que tous les inscrits pourront satisfaire, par exemple 150.

Âge calculé au

Ce paramètre vous permet de spécifier la date à laquelle l’âge de la personne inscrite doit être calculé. Il comporte les options suivantes :

  • 31 décembre : L’âge de la personne inscrite sera calculé au 31 décembre de la date de l’événement ou de l’année d’adhésion au club.
  • Date de l’événement : L’âge de la personne inscrite sera calculé en fonction de la date de l’événement.
  • Date d’inscription : L’âge de la personne inscrite sera calculé en fonction de la date d’inscription à l’événement ou au club.
  • Date personnalisée : Vous pouvez sélectionner n’importe quelle date à l’aide d’un sélecteur de date.
Paramètres supplémentaires

Pour accéder à des paramètres supplémentaires, cliquez sur l’icône « engrenage » à droite de la catégorie. Les paramètres disponibles sont les suivants :

  • Désactiver cette catégorie : Si vous souhaitez empêcher les futurs inscrits de sélectionner une catégorie sans la supprimer, vous pouvez désactiver cette catégorie.
  • Ne pas exiger la saisie de la date de naissance pour cette catégorie : Si vous souhaitez autoriser la sélection d’une catégorie sans exiger de la personne inscrite qu’elle saisisse sa date de naissance, vous pouvez activer cette option.
  • Division # : Ce champ est utilisé par des programmes tels que HyTek Meet Manager ou Meet Pro pour relier les catégories de notre système aux catégories définies dans Hytek Meet Manager ou Meet Pro. Vous trouverez de plus amples informations sur l’importation dans Hytek Meet Manager ou MeetPro dans leurs sections respectives.
Supprimer

Vous pouvez utiliser l’icône de suppression à droite de chaque catégorie pour supprimer une catégorie de votre page. Toutefois, si vous supprimez une catégorie qui compte déjà des inscriptions, les personnes déjà inscrites ne seront pas supprimées. Elle n’apparaîtra simplement plus comme une option pour les futurs inscrits.

OPTIONS AVANCÉES
Permettre aux personnes plus âgées de s’inscrire dans des catégories plus jeunes.

Ce paramètre permet aux personnes plus âgées de s’inscrire dans des catégories destinées à des participants plus jeunes. Par exemple, si vous souhaitez permettre aux parents d’inscrire leurs enfants dans une catégorie enfants.

Permettre aux jeunes de s’inscrire dans des catégories plus âgées.

Ce paramètre permet aux jeunes de s’inscrire dans des catégories destinées à des participants plus âgés. Par exemple, si vous autorisez un enfant de 13 ans à s’inscrire dans une catégorie destinée aux 14-15 ans.

Remplir automatiquement la catégorie d’âge en fonction de la date de naissance de la personne inscrite.

Quand cette option est activée, le menu déroulant des catégories se remplit automatiquement après que la personne inscrite a saisi sa date de naissance. Cette fonction peut s’avérer utile, mais soyez prudent si vous avez défini des catégories d’âge qui se chevauchent. Dans ce cas, le système remplira automatiquement la première catégorie trouvée pour laquelle la personne inscrite est éligible.

Combiner des catégories sur la liste de confirmation/inscription.

Quand il est activé, ce paramètre vous permet de définir différentes catégories tout en faisant en sorte que toutes les personnes inscrites apparaissent ensemble sur la liste de confirmation.

Masquer les catégories dans lesquelles l’inscrit ne peut pas s’inscrire.

L’activation de ce paramètre vous permet de masquer les catégories auxquelles un inscrit n’a pas droit, en fonction de son âge ou d’autres critères. Par exemple, si un inscrit a 35 ans, le système masquera automatiquement les options pour les catégories d’âge plus jeunes. Si cette option n’est pas activée, les catégories non éligibles resteront visibles, mais désactivées.

Renommer le menu déroulant comme :

Ce paramètre vous permet de personnaliser l’étiquette du menu déroulant « Catégorie » en lui donnant le nom de votre choix.

 

Il est important de noter que les catégories de notre système ne sont pas limitées à des critères d’âge. Vous avez la possibilité de renommer le champ « Catégorie » en fonction de vos besoins. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, nous avons renommé les catégories en créneaux horaires.

 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023
 

Vous avez la possibilité de créer plusieurs divisions ou des événements individuels/types de membres en fonction de vos besoins. Notre système vous permet de personnaliser les noms de ces divisions, ce qui vous donne la possibilité de les utiliser selon vos préférences.

Pour accéder aux paramètres des « Divisions », vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres dans la rubrique « Étape 3 : Divisions » (intitulée « Étape 3 : Types de membres » sur les pages de membres).

Voici à quoi ressemble l’interface de gestion de vos divisions.

 
Paramètres
Division unique

Si vous préférez ne pas créer de divisions multiples, vous pouvez utiliser ce paramètre pour simplifier le processus d’inscription. L’activation de cette option supprimera la sélection de la division dans le formulaire d’inscription.

Divisions multiples

Si vous souhaitez proposer plusieurs divisions aux inscrits au moment de l’inscription, vous pouvez définir ce paramètre.

+ Divisions prédéfinies

Vous avez la possibilité de sélectionner des divisions à partir de notre liste prédéfinie de divisions couramment utilisées. En outre, toutes les divisions personnalisées que vous avez créées par le passé apparaîtront aussi dans cette liste.

+ Ajouter une division personnalisée

Pour ajouter vos propres divisions personnalisées, il suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter une division personnalisée » et d’entrer les paramètres souhaités.

Au moment de la création d’une division personnalisée, vous pouvez aussi spécifier le « Type ». En fonction du type d’épreuve, différentes options s’offrent à vous, comme le montrent les captures d’écran ci-dessous.

Appliquer aux cases cochées

Cette fonction vous permet d’appliquer des paramètres à plusieurs divisions simultanément. En sélectionnant chaque division que vous souhaitez configurer, puis en cliquant sur le lien à droite de « Appliquer à la sélection », vous pouvez rapidement appliquer les paramètres à toutes les divisions sélectionnées.

Ordre

Vous pouvez facilement modifier l’ordre dans lequel les divisions apparaissent sur le formulaire d’inscription en cliquant et en faisant glisser l’icône des « 4 flèches » située à gauche de la division.

Description

Ce paramètre vous permet de saisir une description de votre division.

Catégories masculines

Ce paramètre vous permet de limiter une division à certaines catégories masculines (ou d’interdire l’inscription de participants masculins).

Catégories féminines

Ce paramètre vous permet de limiter une division à certaines catégories féminines (ou d’interdire l’inscription des participantes féminines).

Paramètres supplémentaires

Pour accéder à des paramètres supplémentaires, cliquez sur l’icône « engrenage » à droite de la division. Les paramètres disponibles sont les suivants :

Paramètres généraux

  • Désactiver cette division : Si vous souhaitez empêcher les futurs inscrits de sélectionner une division sans la supprimer, vous pouvez désactiver cette division.
  • Ne pas exiger que cette division soit réservée aux membres : Si votre événement est exclusivement ouvert aux « membres », mais que vous souhaitez aussi rendre certaines divisions accessibles aux non-membres, vous pouvez utiliser cette fonction.
  • Autoriser l’inscription des catégories plus jeunes suivantes : Si vous souhaitez permettre l’inscription de certaines catégories plus jeunes dans une division qui est généralement réservée aux participants plus âgés, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité.
  • Si la personne s’est inscrite dans la « nom de la division », elle doit désactiver l’inscription à cette division : Si vous voulez vous assurer qu’une personne qui s’inscrit à une division spécifique ne peut pas s’inscrire à une autre division spécifique, vous pouvez utiliser ce paramètre.
  • Code de division : Ce champ est utilisé par des programmes tels que HyTek Meet Manager ou Meet Pro pour relier les divisions de notre système aux divisions définies dans Hytek Meet Manager ou Meet Pro.
  • Activer le type de saison : Cette fonction vous permet d’établir des divisions saisonnières (généralement utilisées pour les types d’adhésion). Les divisions saisonnières peuvent être configurées pour s’étendre sur une période donnée ou sur un certain nombre de jours/mois/années après l’inscription. Avec les divisions saisonnières, vous pouvez aussi automatiser le processus d’envoi de notifications de renouvellement à chaque personne inscrite avant leur date d’expiration.

    Au moment de la configuration des types de saisons, vous avez la possibilité de choisir entre le « calendrier statique » et le « calendrier dynamique ». Voici en quoi ils diffèrent :

    • Calendrier statique : Avec cette option, les dates de début et de fin du type de saison sont fixes et ne changent pas, quelle que soit la date d’inscription d’un inscrit. Par exemple, si le type de saison est défini du 1er janvier au 31 décembre, tous les inscrits qui s’inscrivent à ce type pendant cette période auront les mêmes dates de début et de fin.
    • Calendrier dynamique : Cette option permet de baser les dates de début et de fin du type de saison sur la date d’inscription de la personne inscrite. Par exemple, si un type de saison est configuré pour durer un an, la date d’expiration pour chaque personne inscrite sera 365 jours après son inscription.

Cap/Liste d’attente

  • Cette fonctionnalité étant plus complète, elle dispose de sa propre section dans la base de connaissances où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.
Supprimer

Vous pouvez utiliser l’icône de suppression à droite de chaque division pour supprimer une division de votre page. Toutefois, si vous supprimez une division qui compte déjà des inscriptions, les personnes déjà inscrites ne seront pas supprimées. Elle n’apparaîtra simplement plus comme une option pour les futurs inscrits.

OPTIONS AVANCÉES
Maximum de divisions individuelles par inscrit

Ce paramètre vous permet d’empêcher les inscrits de s’inscrire à plus d’un nombre prédéterminé de divisions. Par exemple, si vous organisez une rencontre d’athlétisme qui autorise un maximum de trois épreuves individuelles par inscrit, vous pouvez appliquer cette restriction à l’aide de ce paramètre.

Emplacement des divisions

Par défaut, vos divisions seront listées au bas du formulaire d’inscription. Toutefois, ce paramètre vous permet de personnaliser l’emplacement de vos divisions sur le formulaire d’inscription. Par exemple, si vous préférez les placer en haut du formulaire ou après une question spécifique, vous pouvez modifier leur emplacement à l’aide de ce paramètre.

Renommer

Ce paramètre vous permet de personnaliser le libellé des options « Division » en y ajoutant une description de votre choix.

Afficher avant/après la catégorie

Si vous avez défini des catégories à l’étape 2 : Catégories ce paramètre vous permet de décider si la liste déroulante des divisions doit apparaître avant ou après la liste déroulante des catégories.
Ce paramètre n’est pas disponible quand vous utilisez l’option « Afficher comme des cases à cocher ».

Afficher comme des cases à cocher

Ce paramètre vous permet de changer le format du menu déroulant en cases à cocher, ce qui est souvent un format plus convivial pour les inscriptions qui permettent des entrées dans plusieurs divisions, comme dans le cas d’une compétition d’athlétisme.

Limiter le formulaire d’inscription à un seul inscrit à la fois

Par défaut, le formulaire d’inscription permet à plusieurs personnes de s’inscrire simultanément, par exemple quand une famille inscrit cinq personnes ou qu’un(e) entraîneur(e) inscrit 25 athlètes. Toutefois, si vous préférez limiter votre formulaire d’inscription à une seule personne à la fois, vous pouvez utiliser ce paramètre pour appliquer cette règle.

Autoriser les inscriptions en double

Par défaut, le système vérifie automatiquement s’il n’y a pas de double inscription, ce qui se produit quand quelqu’un partage le même nom, la même date de naissance et la même division (pour l’affiliation saisonnière, seuls les membres actifs sont pris en compte). Toutefois, si vous souhaitez autoriser les inscriptions en double, vous pouvez activer ce paramètre.

Exiger des membres de l’équipe pour les relais

Si vous avez ajouté des divisions de type « relais », vous pouvez utiliser certains paramètres supplémentaires. Ce paramètre vous permet de demander aux inscrits d’ajouter ou non des membres à l’équipe de relais. Il existe aussi un lien « Paramètres supplémentaires » qui permet d’accéder aux paramètres suivants :

  • # Nombre de membres d’équipe : Ce paramètre permet de définir le nombre minimum et maximum de membres de l’équipe.
  • Permettre les équipes mixtes : Si vous souhaitez autoriser l’inscription d’hommes et de femmes dans les mêmes équipes.
  • Permettre des substituts au sein de l’équipe : : Si vous souhaitez permettre aux inscrits d’inscrire des membres substituts qui peuvent remplacer les membres originaux de l’équipe.
  • Renommer : Vous pouvez utiliser cette fonction pour renommer le terme « Relais ». Par exemple, en karaté, vous pouvez utiliser le terme « Équipe Kata » pour décrire des divisions similaires.

Limite du nombre d’inscrits/liste d’attente (toutes les inscriptions)

Cette fonction vous permet de fixer des limites d’inscription. Par exemple, si vous fixez une limite de 1000 participants, l’inscription ne sera accessible qu’aux 1000 premiers inscrits. En outre, vous pouvez activer une liste d’attente si vous le souhaitez. Cette fonctionnalité étant plus complexe, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pourrez apprendre à l’utiliser.

Activer les rangs de rendement

Ce paramètre vous permet de recueillir des informations sur les temps personnels des inscrits au cours de la procédure d’inscription. Cette fonction est principalement destinée aux événements tels que l’athlétisme, la natation et autres sports similaires. Quand elle est activée, les paramètres suivants sont disponibles :

  • Afficher sur la liste de confirmation : Si vous avez activé une liste de confirmation publique, vous pouvez choisir d’y afficher les temps à l’aide de cette option.
  • Demandez le lieu/date des rangs de rendement : Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la localisation et la date d’obtention du temps.
  • Exiger le rang de rendement : Si vous souhaitez que les inscrits soient tenus de fournir un temps au cours de la procédure d’inscription.
  • Permettez la consultation des rangs de rendement : Cette fonctionnalité étant plus complexe, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pouvez apprendre à l’utiliser.

 

Il est important de noter que les divisions de notre système sont très flexibles et que vous pouvez renommer l’étiquette « Division » pour qu’elle corresponde à vos besoins. Cela n’est pas limité aux exemples que nous fournissons ci-dessus.

 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023
 

Vous avez la possibilité de fixer plusieurs échéances et de personnaliser dans une large mesure la tarification de votre formulaire d’inscription.

Pour accéder aux paramètres de « Paiements et date limite », vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 4 : Paiements et date limite ». Il existe de nombreux paramètres, mais nous allons les examiner en détail ci-dessous.

 
Paramètres
Aucune date limite d’inscription (période d’inscription toujours ouverte)

Ce paramètre vous permet d’éliminer toutes les contraintes liées aux délais d’inscription. Il est utile pour les inscriptions qui se déroulent en continu tout au long de l’année, par exemple dans le cas d’un événement ou d’un club fonctionnant toute l’année et acceptant les inscriptions quelle que soit la date.

Aucun frais d’inscription (événement gratuit)

Si votre événement ou votre club ne demande pas de frais d’inscription, vous pouvez facilement créer une page d’inscription gratuite. En activant cette option, toutes les options de tarification seront supprimées.

Inscription ouverte à une date précise.

Vous pouvez utiliser ce paramètre si vous souhaitez ouvrir votre inscription à une date précise.

Délais

Le système vous permet de fixer plusieurs dates limites d’inscription, ce qui peut s’avérer utile si vous souhaitez encourager les inscriptions précoces en offrant des tarifs réduits ou décourager les inscriptions tardives en augmentant les tarifs. Vous avez la possibilité d’activer une « Date limite pour inscription hâtive », une « Date limite d’inscription » et une « Date limite pour inscription tardive ». Cependant, vous pouvez aussi inclure des dates limites supplémentaires en sélectionnant le lien « + Ajouter une autre date limite ». N’oubliez pas que vous pouvez personnaliser les noms de ces délais selon vos besoins (par exemple, vous pouvez renommer le «Date limite pour inscription hâtive » en « Réservation avec rabais »).

Tarif par défaut

Ce champ de tarif peut être utilisé pour la tarification directe des inscriptions si vous avez un tarif standard pour chaque inscrit. Ce tarif peut aussi être personnalisé :

  • Par inscrit : Quel que soit le nombre d’inscriptions individuelles/divisions auxquelles une personne s’inscrit, elle ne devra s’acquitter que d’un seul frais. Par exemple, si le frais est fixé à 10,00 $ et qu’une personne s’inscrit aux épreuves du 100 m, du 200 m et du saut en longueur, elle ne devra payer que 10,00 $.
  • Par inscription : La personne inscrite devra s’acquitter de ces frais pour chaque inscription individuelle/division à laquelle elle s’est inscrite. Par exemple, si le tarif est fixé à 10 $ et qu’une personne s’inscrit aux épreuves du 100 m, du 200 m et du saut en longueur, elle devra payer 30 $ au total.
  • Par jour : Au moment de l’activation, le système inclut un champ qui demande le nombre de jours de participation de la personne inscrite. Par exemple, si le tarif est fixé à 10,00 $ et que la personne participe pendant trois jours, elle devra payer un total de 30,00 $.
  • Par groupe : Quel que soit le nombre d’inscrits ou d’inscriptions/divisions individuelles, ils devront tous payer le même tarif. Par exemple, si le tarif est fixé à 100,00 $ et qu’un(e) entraîneur(e) inscrit 20 participants, le tarif total sera de 100,00 $.
Tarif sur mesure

Notre système vous permet de créer des tarifs très simples ou complexes pour votre événement ou votre club. Cette fonctionnalité étant plus étendue, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances.

Gérer les promotions

Cette fonctionnalité vous permet de générer des codes promotionnels, d’offrir des réductions aux inscrits appartenant à des équipes spécifiques ou de proposer des réductions en fonction du nombre total d’inscriptions. Cette fonctionnalité étant plus étendue, elle dispose d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pouvez obtenir une compréhension détaillée de son fonctionnement.

Gérer les réductions pour des inscrits particuliers

Ce paramètre vous permet de proposer des tarifs personnalisés pour une liste désignée d’inscrits. Cette fonctionnalité étant plus complète, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.

Frais de traitement

Au moment de la collecte de paiements en ligne, notre système facture des frais de traitement. Ces frais peuvent être à la charge de l’inscrit ou pris en charge par l’événement/le club.

Comment voulez-vous traiter les remboursements?

Ce paramètre vous permet de choisir comment traiter les remboursements. Les options sont les suivantes :

  • Remboursement manuel : La soumission de remboursements est réservée aux administrateurs. En savoir plus sur la façon dont vous pouvez soumettre des remboursements.
  • Aucun remboursement : Si cette option est choisie, l’administrateur(trice) peut toujours procéder à des remboursements, mais le processus d’inscription comprendra une description informant les inscrits qu’aucun remboursement n’est offert.
  • Rembourser automatiquement les annulations : Si cette option est activée et qu’une personne annule son inscription (si les annulations sont autorisées), le système procédera automatiquement au remboursement de l’inscription.

Notez que cette option peut être modifiée manuellement à tout moment. Par exemple, si vous souhaitez que le système rembourse automatiquement les annulations jusqu’à une certaine date, vous pouvez le faire et désactiver l’option à cette date.

Comment aimeriez-vous que nous vous transférions les fonds?

Actuellement, les options suivantes sont disponibles :

  • Dans votre compte bancaire (recommandé) : Nous recommandons cette option car elle vous permet de déposer des fonds sur votre compte à tout moment (disponible dans la plupart des pays).
  • Par chèque : Si nécessaire, nous pouvons envoyer un chèque à votre organisation par courrier (disponible au Canada uniquement).
  • Autre méthode de paiement : Si vous souhaitez utiliser une autre méthode de paiement, par exemple un virement électronique.
OPTIONS AVANCÉES
Fuseau horaire

Cette fonction vous permet de sélectionner le fuseau horaire sur lequel seront basées les dates limites d’inscription.

Permettre un délai d’inscription supplémentaire après la date limite

Par défaut, nous accordons aux personnes qui se sont déjà inscrites sur votre formulaire d’inscription avant la date limite un délai de grâce pour compléter leur inscription. Vous pouvez toutefois modifier ce paramètre selon vos besoins.

Devise

Actuellement, nous offrons des capacités d’encaissement de paiements en CAD $, USD $, EUR €, GBP £, et AUD $. Si vous souhaitez traiter des paiements dans une autre devise, veuillez nous contacter à l’adresse hello@trackie.com.

Modifier la date limite pour modification

Si vous permettez aux inscrits de modifier leurs données d’inscription, la date limite par défaut pour les modifications est la même que la date limite d’inscription. Cette fonction vous permet d’ajuster la date limite des modifications si nécessaire (par exemple, si vous souhaitez limiter les modifications avant ou après la date limite d’inscription).

Frais pour les non-membres

Cette fonction vous permet d’appliquer un frais supplémentaire pour les non-membres. Pour utiliser cette option, vous devez avoir ajouté le champ « # de membre » dans Gérer les questions. Vous pouvez utiliser le menu déroulant « S’applique à » pour spécifier les catégories et/ou divisions auxquelles ces frais s’appliqueront.

Ajouter des frais additionnels

Notre système vous permet d’ajouter des frais additionnels à vos frais d’inscription habituels. Par exemple, vous pouvez inclure des « frais de bénévolat » de 5 $ par inscrit pour couvrir des dépenses telles que les déjeuners des bénévoles. Vous avez la possibilité de renommer ces frais supplémentaires en fonction de vos besoins. Vous pouvez utiliser le menu déroulant « S’applique à » pour spécifier les catégories et/ou divisions auxquelles ces frais s’appliqueront.

Charger les taxes

Notre système vous permet d’appliquer des taxes en plus des droits d’enregistrement. Par exemple, au Québec, vous pouvez configurer le système pour qu’il ajoute 5 % de TPS et 9,975 % de TVQ aux frais d’inscription. Vous pouvez personnaliser les noms des taxes selon vos besoins et inclure votre numéro de taxe, qui apparaîtra sur les reçus des inscrits. Vous pouvez utiliser le menu déroulant « S’applique à » pour spécifier les catégories et/ou divisions auxquelles ces frais s’appliqueront.

Limite d’équipe

La fonction de limite d’équipe vous permet de fixer une limite au nombre de participants ou au montant total par équipe. Voici les options disponibles :

  • Montant limite : Il s’agit du montant total de la limite. Il peut être fixé en dollars ou en nombre de participants.
  • Montant $ / # de participants : Cette option vous permet de choisir si la limite doit être basée sur le montant total en dollars ou sur le nombre total de participants.
  • Séparé par sexe : Quand cette option est cochée, il y aura une limite d’équipe séparée pour les hommes et les femmes de la même équipe.
  • Restreindre à certaines équipes : Cette fonction vous permet de limiter le nombre d’équipes à certaines d’entre elles. Cela peut être utile, par exemple, dans le cadre d’une compétition universitaire/ouvert qui a une limite d’équipe pour les équipes universitaires seulement.
  • S’applique : Ce paramètre n’est disponible que dans les cas où l’option « montant $ » est sélectionnée. Il vous permet de spécifier quels frais sont pris en compte dans le total. Par exemple, si vous avez ajouté un t-shirt à vendre en plus des frais d’inscription, mais que vous ne voulez pas que ces achats de t-shirt soient pris en compte dans la limite d’équipe.
  • Désactiver les inscriptions après la limite / Inscriptions gratuites après la limite : Cette fonction n’est disponible qu’au moment où l’option « # de participants » est sélectionnée. Elle vous permet soit de d’offrir des inscriptions gratuites à l’équipe après avoir atteint sa limite, soit de l’empêcher d’inscrire plus d’un certain nombre de participants.
 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023
 

De nombreux événements et clubs impliquent des structures tarifaires complexes. Grâce à notre système, vous avez la possibilité d’incorporer des tarifs personnalisés pour répondre à vos besoins. Pour accéder aux paramètres permettant d’ajouter des tarifs personnalisés, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez les paramètres pour les tarifs personnalisés sous « Étape 4 : Paiements et date limite ».

Pour ajouter un tarif personnalisé, vous pouvez cliquer sur le bouton « + Ajouter un tarif personnalisé » sous la date limite correspondante. Vous pouvez créer autant de tarifs personnalisés que nécessaire. Par exemple, dans l’image ci-dessous, il y a trois tarifs personnalisés pour la date limite pour inscription hâtive et trois pour la date limite d’inscription.

Vous avez la possibilité de choisir entre cinq types :

  1. Par # de divisions : Cette option vous permet de spécifier le coût qu’un(e) participant(e) devra payer quand il/elle s’inscrit à une ou plusieurs divisions/événements/types d’adhésion. Par exemple, supposons que vous ayez fixé à 15 $ le tarif de la première division, à 10 $ celui de la deuxième division et à 5 $ celui de la troisième division, et qu’un(e) participant(e) s’inscrit au 100 m, au 200 m et au saut en longueur. Dans ce cas, il/elle devra payer 15,00 $ pour le 100m, 10,00 $ pour le 200m et 5,00 $ pour le saut en longueur, soit un total de 30,00 $.
  2. Spécifique à la division/à l’âge : Cette option vous permet d’établir des tarifs personnalisés pour des catégories et/ou divisions particulières. Par exemple, vous pouvez choisir de facturer 30 $ pour les inscriptions au décathlon et à l’heptathlon.
  3. Tarif par jour : Cette option vous permet de fixer un tarif de participation par jour.
  4. Groupe/famille : Cette option vous permet de configurer la tarification pour les groupes, par exemple une famille de quatre personnes.
  5. Montant maximal : Cette option vous permet de fixer le montant maximum des frais qui seront facturés à chaque inscrit.

Vous trouverez ci-dessous une explication plus détaillée de chaque type.

(+) En savoir plus - Par # de divisions
(+) En savoir plus - Propre à la division/âge
(+) En savoir plus - Tarif par jour
(+) En savoir plus - Groupe/famille
(+) En savoir plus - Montant maximal
(+) En savoir plus - Paramètres partagés (entre plusieurs types)
 

 
Dernière mise à jour : 28 mai 2023